Wirtualne biuro - jak to działa?

Wirtualne biura są ofertą skierowaną głównie do małych i średnich przedsiębiorców, dla których tradycyjne siedziby są zbędnym obciążeniem ze względu na charakter oferowanych przez nich usług. Zgodnie z prawem każda firma powinna mieć swoją siedzibę, jednak nie każdy rodzaj działalności wymaga osobistej wizyty klienta w biurze. Wirtualne biuro będzie więc świetnym rozwiązaniem dla firm, których pracownicy są ciągle "w terenie", przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą z domu lub właścicieli sklepów internetowych.

 Jak to się zaczęło?

Pierwsze wirtualne biuro zostało założone w 1994 roku w Stanach Zjednoczonych. Było rezultatem poszukiwanych rozwiązań dla przedsiębiorców, dla których fizyczne biuro generowało koszty nieproporcjonalnie wyższe do potrzeb prowadzonej działalności. Na pewno każdy słyszał o wielkich firmach, które zaczynały swoją drogę na szczyt w garażu domku rodzinnego na przedmieściach. Tak naprawdę żadna z nich nie miała tam prawdziwej siedziby, a jedynie wirtualny adres, na który została zarejestrowana. Cała właściwa praca przedsiębiorstwa odbywała się w zupełnie innym miejscu.

Co zyskujesz?

Usługa wirtualnego biura umożliwia zarejestrowanie przedsiębiorstwa na adres firmy oferującej taką usługę. Właściciel nowo otwartej firmy może umieścić na wizytówkach i wszystkich dokumentach adres udostępniony prze firmę zarządzającą. Oprócz tego w ofercie możemy znaleźć całą obsługę administracyjną biura, odbieranie korespondencji czy wynajem sal konferencyjnych i szkoleniowych. Ponadto wirtualne biura zwykle posiadają adresy w większych miastach i przy ulicach, które są uważane za popularne. Według właścicieli biur lokalizacja ma wpływ na renomę firmy. Każda oferta jest dostosowywana indywidualnie, by przedsiębiorca płacił jedynie za te usługi, z których będzie na pewno korzystać.

Ile to kosztuje?

Dla każdego przedsiębiorcy najważniejsze jest generowanie zysków, a im więcej wydatków, tym zysk jest mniejszy. Wynajem lokalu dla firmy wiąże się zazwyczaj z kosztami rzędu kilku tysięcy. Wirtualne biuro pozwala na zmniejszenie tych kosztów do minimum. Ceny na rynku wahają się od 200 do 800 złotych netto miesięcznie. Poniesione wydatki są zależne w głównej mierze od lokalizacji i standardu lokalu – firma, która życzy sobie prestiżowego adresu zapłaci więcej niż ta, której potrzebny jest po prostu adres do rejestracji, a położenie przedsiębiorstwa nie ma żadnego znaczenia.

Czy to bezpieczne?

Przeniesienie całej obsługi biura na zewnętrzną firmę niesie ze sobą też różne konsekwencje. Pojawienie się wirtualnych biur sprowokowało dyskusję na temat wycieku przesyłanych wiadomości obsługiwanych przedsiębiorstw. Zaczęło pojawiać się coraz więcej pytań o bezpieczeństwo danych i zaufanie do firm oferujących usługi wirtualnego biura. Obawy, że ich właściciele (lub pracownicy) wykorzystają poufne informacje z korespondencji oraz przekażą je konkurencji pojawiają się dość często na forach internetowych poświęconych biznesowi. Czy jest się czego obawiać? Raczej nie. Każde szanujące się biuro wirtualne bardzo dba o dobre imię i skrupulatnie wywiązuje się z powierzonych obowiązków. Decydując się na wynajem wirtualnego biura warto wcześniej znaleźć opinie na jego temat, by rozwiać wszelkie wątpliwości związane z podjęciem współpracy.